Die öffentliche Verwaltung ist wohl der Arbeitgeber mit dem umfangreichsten Aufgabenspektrum und vielfältigsten Tätigkeitsfeldern. Vom Sozialpädagogen, über Rechtsreferenten und Förster bis hin zur Bauingenieurin ist alles dabei. Verwaltungsmitarbeiter sind alles andere als Bürohocker, sondern an vielen Orten in der Gemeinde im Einsatz und müssen hier auch unterwegs arbeiten können. Der Arbeitsalltag jedes einzelnen Beschäftigten sieht anders aus und jeder hat andere Bedürfnisse.
1. Vielfalt managen und absichern
Gerade bei IT-Lösungen und mobilen Anwendungen kann dies zu schwer zu managen sein. Die Ingenieurin möchte beim Besuch auf der Baustelle den aktuellen Bauplan mit den Arbeitern besprechen. Der Rechtsreferent nach dem Abholen der Tochter noch eine Anfrage per Smartphone beantworten und der Sozialpädagoge beim Klienten seinen Dienstplan checken. Und da im öffentlichen Dienst mit besonders schützenswerten Daten gearbeitet wird, muss das alles unterwegs natürlich genauso abgesichert passieren, wie im Büro.
2. Zugriffe ermöglichen und kontrollieren
Mit einer sicheren Anbindung an das vorhandene Fileshare-System können Mitarbeiter jederzeit aktuelle Dokumente vom Server herunterladen, sogar auf dem Smartphone und Tablet. Auch andersherum kann beispielsweise der Straßenbegeher die Straßenschäden, die er mit dem Smartphone fotografiert hat gleich in einem Ordner ablegen, der auf dem Arbeitsplatzrechner oder Laptop synchronisiert wird. Wichtig ist dabei, dass nicht mit jeder Anwendung auf die vertraulichen Dokumente zugegriffen werden kann, sondern nur mit solchen, die der IT-Administrator vorher zugelassen hat. Auch die Kommunikation mit entsprechenden Dokumente-Systemen muss verschlüsselt sein und arbeitsbezogene Bilder dürfen nicht auf WhatsApp oder Facebook landen.
3. Interne Daten sicher verfügbar machen
Das gleiche gilt natürlich für das Intranet. Haben Mitarbeiter keine komfortable Möglichkeit unterwegs auf interne Informationen zuzugreifen, kommt es schonmal vor, dass Kantinenpläne per WhatsApp verschickt werden. Was beim Kantinenessen noch harmlos ist, wir spätestens bei Dienstplänen und Stundenabrechnungen kritisch.
Was Sie bezüglich WhatsApp auf Diensthandys beachten müssen, lesen Sie übrigens in unserem Blogartikel „So nutzen Sie WhatsApp DSGVO-konform“.
4. Work-Life-Balance ermöglichen
Allein das simple E-Mails lesen und beantworten und Termine einsehen und verschieben kann für viele schon den entscheidenden Unterschied machen, Arbeit und Freizeit besser organisieren zu können. Ein Aspekt, der auch bei Verwaltungsmitarbeitern immer wichtiger wird. Ausschlaggebend ist hier, dass Mitarbeiter auch mobil einen absolut sicheren Zugriff auf E-Mails und Kalender haben und sie damit in einer gewohnten Umgebung, am besten auf dem eigenen Gerät, arbeiten können.
5. Fachanwendungen einbeziehen
Viele Mitarbeiter im öffentlichen Dienst arbeiten mit Fachanwendungen, die auf ihre speziellen Aufgaben zugeschnitten sind. Es ist wichtig diese Anwendungen beim mobilen Arbeiten einzubeziehen, denn dann können Mitarbeiter spezielle Programme direkt dort nutzen, wo sie gerade gebraucht werden. Zum Beispiel während die „Baumzähler“ Stadtbäume auf Schädlinge und Schäden prüfen oder die Politessen im Stadtgebiet Falschparker erfassen.
Nun soll all dies umgesetzt werden, ohne dass mobile Endgeräte zum Einfallstor für Angreifer werden und ohne, dass Mitarbeiter oder IT-Administratoren einen großen Aufwand bei der Einführung haben. Zudem müssen interne Daten und die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt werden. Eine Container-Lösung für Smartphone und Tablet wie SecurePIM macht die öffentliche Verwaltung flexibel und sicher mobil. Die Lösung wird bereits in vielen Ministerien und Behörden erfolgreich eingesetzt, so zum Beispiel im Landratsamt Weilheim Schongau.
Lesen Sie mehr dazu in unserer Case Study.
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