Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der Materna Virtual Solution GmbH (im Folgenden „Materna Virtual Solution“ oder „wir“).

Wir bieten Unternehmens- und Behördenkunden unsere indigo Produktfamilie bestehend aus, „TrustOwl“, „TrustDok“, „TrustCam“ und „TrustVault“, an, um Unternehmen und Behörden sicheres mobiles Arbeiten ihrer Arbeitnehmer zu ermöglichen.

Um den Support für unsere Produkte zu gewährleisten, verarbeiten wir die hierzu erforderlichen personenbezogenen Daten. Wir möchten unsere Kunden und ihre Endnutzenden in der nachfolgenden Datenschutzerklärung gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO daher über die jeweilige Datenverarbeitung informieren.

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach dieser Datenschutzerklärung ist die:

Materna Virtual Solution GmbH

Mühldorfstr. 8

81671 München

Deutschland

Tel.: 089 30 90 57 0

E-Mail: kontakt@virtual-solution.com

Website: www.virtual-solution.com

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutz-Team erreichen Sie unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz – an das Datenschutz-Team – oder unter folgender E-Mail-Adresse:
E-Mail: datenschutz@virtual-solution.com

3. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von TrustOwl, TrustDok, TrustCam und TrustVault– Zweck und Rechtsgrundlage, Empfangende

Zur Bereitstellung und Nutzung unserer Trust-Produkte verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten.

a) TrustOwl

Die Software TrustOwl ist eine sichere Intranet-Browseranwendung, die einen geschützten Zugriff auf interne Websites und interne Fachanwendungen ermöglicht. Durch die Verwendung von TrustOwl kann der Datenverkehr im Unternehmen isoliert und vor Datenlecks geschützt werden.

b) TrustDok

Die Software TrustDok dient zum sicheren Anzeigen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten auf mobilen Geräten von Kunden und deren Mitarbeitenden. TrustDok stellt sicher, dass Dokumente nur innerhalb einer geschützten Anwendungsumgebung aufgerufen und bearbeitet werden können.

c) TrustCam

Die Software TrustCam ermöglicht die sichere Nutzung der Kamerafunktionen auf Mobilgeräten von Kunden und deren Mitarbeitenden. Fotos und Videos können ausschließlich in einer geschützten und isolierten Umgebung aufgenommen, gespeichert und geteilt werden.

d) TrustVault

Die Software TrustVault ermöglicht den geschützten mobilen Zugriff auf Laufwerke innerhalb des Netzwerks einer Organisation. Dateien und Ordner können sicher verwaltet und ausschließlich innerhalb einer geschützten Anwendungsumgebung mit anderen verwalteten Anwendungen geöffnet und geteilt werden.

e) Ort der Datenverarbeitung

Die Übermittlung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Drittland, dem die Europäische Kommission per Angemessenheitsbeschlusses ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt (Art. 45 DSGVO) statt.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Support der Produkte von Materna Virtual Solution – Zweck und Rechtsgrundlage, Empfangende

Materna Virtual Solution erhebt und verarbeitet personenbezogen Daten zum Zwecke des Supports ihrer Produkte. Kunden bzw. Endnutzende können über Telefon, E-Mail oder die Internetseite von Materna Virtual Solution Supportanfragen zu folgenden Themen stellen:

• Fragen zur Konfiguration
• Fragen zur generellen Funktionsweise
• Meldungen von technischen Problemen
• Anfragen zu Change Requests
• Sonstige technische Anfragen

Die eingehenden Supportanfragen und von Kunden bzw. ihren Endnutzenden übermittelten personenbezogenen Daten werden in einem internen Ticketsystem von Materna Virtual Solution gespeichert und zum Zweck der Dokumentation und Bearbeitung der Supportanfrage und zur Kontaktaufnahme mit den jeweiligen Kunden bzw. ihren Endnutzenden verwendet, um eine entsprechende Rückmeldung geben zu können.

Bei Anlage eines Tickets im Ticketsystem von Materna Virtual Solution sendet dieses eine automatische E-Mail an die E-Mail-Adresse, von der die Meldung eingegangen ist. Diese Rückmeldung beinhaltet u.a. einen Link, über den die Kunden bzw. ihre Endnutzenden das von ihnen erstellte Ticket einsehen können.

Auf ein Support-Ticket können Mitarbeitende von Materna Virtual Solution, die für die Kunden zuständigen Vertriebspartner:innen von Materna Virtual Solution und die bei Anlage des Tickets von Kunden bzw. Endnutzenden angegebenen E-Mail-Adressen (betroffene Person, die das Ticket angelegt hat, sowie die von dieser betroffenen Person evtl. in Kopie gesetzten E-Mail-Adressen) zugreifen. Die Verwaltung der Tickets erfolgt logisch getrennt und nach Organisationen sortiert, so dass Vertriebspartner:innen von Materna Virtual Solution nur auf Tickets der von ihnen betreuten Kunden zugreifen können.

Diese Verarbeitung personenbezogener Daten der Kunden bzw. ihrer Endnutzenden durch Materna Virtual Solution ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, und beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

Werden freiwillige Angaben durch den Kunden bzw. die Endnutzenden getroffen, die nicht zwangsläufig für die Bearbeitung erforderlich sind, beruht die Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

Bei der Behebung technischer Probleme liegt ein berechtigtes Interesse der Materna Virtual Solution vor welches auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruht.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten zu Vertriebszwecken – Zweck und Rechtsgrundlage, Empfangende

Materna Virtual Solution erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von interessierten Parteien zum Zwecke der Unterbreitung von Angeboten und zu Vertriebszwecken, wenn eine interessierte Partei mit Materna Virtual Solution in Kontakt tritt und ihr Interesse an den Produkten von Materna Virtual Solution zum Ausdruck bringt. Die von der interessierten Partei an Materna Virtual Solution mitgeteilten Kontaktdaten werden im CRM-System von Materna Virtual Solution gespeichert und verarbeitet. Materna Virtual Solution übermittelt die personenbezogenen Daten von interessierten Parteien, die zum Zwecke der Unterbreitung eines Angebots oder zu Vertriebszwecken von Materna Virtual Solution erhoben worden sind, an interne Stellen sowie Vertriebspartner:innen oder Gesellschaften der Materna-Gruppe zur weiteren vertrieblichen Bearbeitung und Kontaktaufnahme mit den interessierten Parteien.

Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten der interessierten Parteien durch Materna Virtual Solution zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Werden freiwillige Angaben getätigt oder in eine darüber hinausgehende Datenverarbeitung durch die interessierte Partei eingewilligt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1l it. a) DSGVO. Im Übrigen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung der geschäftlichen Kommunikation und betrieblichen Bearbeitung der Kontaktaufnahme mit interessierten Parteien.

6. Verpflichtung der betroffenen Person zur Bereitstellung personenbezogener Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Die betroffene Person ist verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn wir mit ihr einen Vertrag abschließen. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit der betroffenen Person nicht geschlossen werden könnte.  Zudem ist die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Nutzung der Produkte von Materna Virtual Solution erforderlich. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass die Produkte von Materna Virtual Solution nicht oder nur mit eingeschränktem Funktionsumfang genutzt werden können.

7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung, kein Profiling

Wir nehmen keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling vor.

8. Dauer der Speicherung und Löschung von personenbezogenen Daten

Materna Virtual Solution speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen verlangen eine längere Speicherung. Entfällt der Zweck, für den die personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet wurden, werden sie von Materna Virtual Solution routinemäßig gelöscht.

9. Rechte der betroffenen Person

Der betroffenen Person stehen die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, falls die Datenverarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder Buchstabe f DSGVO erfolgt (Art. 21 DSGVO); siehe hierzu auch der am Ende stehende Hinweis auf das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht der betroffenen Personen, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird, wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO beruht
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

10. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Von Fall zu Fall ist es erforderlich, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzerklärung anzupassen und zu ändern. Materna Virtual Solution behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen.

Derzeitiger Stand ist: 06.2026

Hinweis auf das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

1. Widerspruchsrecht aufgrund der besonderen Situation

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e (öffentliche Sicherheit) oder f (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Materna Virtual Solution verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, Materna Virtual Solution kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.