Was sind freigegebene Postfächer?

Mit freigegebenen Postfächern haben Sie die Möglichkeit, mehreren Personen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde Zugriff auf dieselben Informationen zu gewähren.

Neben der offiziellen Bezeichnung „Freigegebene Postfächer“, bzw. „Shared Mailboxes“ werden diese Postfächer manchmal auch „Funktionspostfächer“ oder „Organisationspostfächer“ (kurz: „Org-Postfächer“) genannt.

Das freigegebene Postfach ist kein persönliches Postfach, sondern technisch ein Account ohne eigene Logindaten und Passwort. Das freigegebene Postfach wird den persönlichen Postfächern der Teammitglieder lediglich zugeordnet. Der Zugriff auf diese Postfächer wird ausschließlich über Berechtigungen konfiguriert.

Wenn die jeweilige Person oder Ihr Administrations-Team die entsprechenden Berechtigungen vergeben hat, können Sie freigegebene Postfächer von einzelnen Teammitgliedern oder von Ihrem Team hinzufügen. Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie E-Mails erstellen, lesen, verwalten oder löschen. Außerdem können Sie Entwürfe bearbeiten, E-Mails weiterleiten und auf sie antworten. Sie haben auch die Möglichkeit, einen gemeinsamen Kalender zu nutzen und haben Zugriff auf die Kalendereinträge.

Sie können freigegebene Postfächer über das Team-Mails-Modul sowohl in SecurePIM Enterprise und SecurePIM Government als auch in SecurePIM Government SDS verwenden. Die jeweilige Person oder das Administrations-Team muss diese Funktion jedoch aktivieren.

Freigegebene Postfächer in der Praxis – Das Support-Postfach

Unternehmens-/Behördenseitig:

Sie benötigen für das Support-Team in Ihrem Unternehmen ein gemeinsames Postfach, um den Teammitgliedern Zugriff auf alle eingehenden E-Mails, die das Support-Team betreffen, zu gewährleisten. Anders als ihr persönliches Postfach sind freigegebene Postfächer dabei aber nicht personengebunden: Ein freigegebenes Postfach ist nicht mit dem persönlichen E-Mail-Account oder einer realen Person verknüpft, sondern an das ganze Team. Freigegebene Postfächer sind also funktionsbezogen und bieten einer definierten Gruppe von Zugangsberechtigten den gemeinsamen Zugriff auf Informationen.

Kund:innenseitig:

Wenn Sie z. B. eine E-Mail an support@virtual-solution schreiben, landet Ihre E-Mail in einem unserer freigegebenen Postfächer. Unser gesamtes Support-Team hat Zugriff auf dieses Postfach. Keine Sorge: Wenn Sie eine Antwort des Support-Teams erhalten, steht dahinter natürlich trotzdem noch eine reale Person. Allerdings eine Person, die die „Senden als“-Funktion des freigegebenen Postfachs nutzt und so E-Mails aus dem freigegebenen Postfach versendet.