In der öffentlichen Verwaltung hat sich viel bewegt: Das Pandemiegeschehen 2020/21 hat Behörden massiv gefordert – und war zugleich Digitalisierungsbeschleuniger Nummer eins. Länder, Kommunen und Kreise haben in Rekordzeit Homeoffice und mobiles Arbeiten ermöglicht. Doch es geht noch mehr.
Lesen Sie, wie sich die digitale Verwaltung der Zukunft sicher und nutzerfreundlich ausbauen lässt.
Das Wichtigste in Kürze
- Digitalisierung ist für den öffentlichen Sektor Pflichtprogramm – doch die IT-Vereinheitlichung braucht Jahre.
- Viele Behörden müssen jetzt handeln und brauchen pragmatische Lösungen statt Eigenentwicklungen.
- Der mobile Arbeitsplatz entscheidet im Wettbewerb um Fachkräfte mit.
- BYOD und COPE mit Container-Technologie ermöglichen sicheres mobiles Arbeiten – bis VS-NfD.
- Über das Kaufhaus des Bundes lässt sich die Lösung ausschreibungsfrei beschaffen.
Pflichtprogramm Digitalisierung
Onlinezugangsgesetz (OZG) und IT-Konsolidierung von Bund und Ländern haben den rechtlichen Rahmen für die Digitalisierung in Behörden geschaffen. Dann legte Corona 2020 das öffentliche Leben – und fast die gesamte Verwaltung – lahm. Fehlende Digitalstrategien, unsichere Internetverbindungen, hohe Sicherheitsanforderungen und eine schwerfällige Beschaffung bremsen die mobile Arbeit bis heute. Lebenswichtige Daten per Fax zu übermitteln, darf nicht länger der Anspruch sein. Bitkom und der Deutsche Städte- und Gemeindebund bringen es auf den Punkt: Digitalisierung ist weder Spielerei noch Luxus, sondern Pflichtprogramm für den gesamten öffentlichen Sektor.
Chance: IT-Vereinheitlichung in der Verwaltung
Die mangelhafte Vereinheitlichung der Staats-IT soll über einen Portalverbund gelöst werden. Damit Bürger:innen Verwaltungsleistungen durchgängig digital nutzen können, sind über 7.000 Verfahren in rund 60.000 Behörden zu digitalisieren. Diese Mammutaufgabe gelingt nur
- mit einem vernetzten Vorgehen, das die Staats-IT integriert und neue, bedürfnisorientierte Lösungen ermöglicht, und
- mit langfristigen Digitalstrategien – die bislang nur ein kleiner Teil der Kommunen hat.
Herausforderung: Innovationsgeschwindigkeit
Langfristige Fahrpläne sind richtig und wichtig. Doch viele IT-Verantwortliche müssen digitale Anforderungen am besten morgen erfüllt haben. Sie können nicht auf die langwierige IT-Konsolidierung warten, haben aber kaum Mittel für eigene Entwicklungen. Zwei Fragen stellen sich deshalb:
- Wie können wir bestehende Lösungen übernehmen oder mitnutzen – und das auf kurzem Amtsweg?
- Wie arbeiten unsere Mitarbeiter:innen ohne passende Technik und Tools effizient zusammen?
Lösungsansatz: Bring Your Own Device – jetzt aber sicher
Ein pragmatischer Ansatz ist der Einsatz privater Mobilgeräte, also BYOD. In der Privatwirtschaft längst üblich, ist BYOD in der Verwaltung überall dort sinnvoll, wo sich Dienstgeräte nicht schnell genug beschaffen lassen. Die hohen Sicherheitsanforderungen für Behörden gelten dabei unverändert.
Im Zukunftspanel »Staat und Verwaltung« 2021 nannten die Teilnehmenden diese Vorteile von BYOD: höhere Nutzerfreundlichkeit durch nur ein Smartphone (55 Prozent), Kosteneinsparungen bei Anschaffung und Verwaltung (44 Prozent) und zufriedenere Mitarbeitende dank gewohnter Geräte (43 Prozent).
Kultureller und personeller Wandel ist nötig
Die Verwaltung wird digitaler, aber noch zu langsam. Die Technik ist teilweise da, doch auch die Einstellung muss sich ändern: Homeoffice ist auch Office, und unterwegs zu arbeiten ist auch Arbeit. In der Bitkom/DStGB-Umfrage schlossen 50 Prozent der befragten Kommunen Homeoffice vor der Corona-Krise kategorisch aus – und 37 Prozent sogar noch während der Krise.
»War of Talents« im öffentlichen Sektor: Der öffentliche Dienst ist der größte Arbeitgeber Deutschlands und steht vor zwei Herausforderungen:
- Demografiebedingter Personalmangel: Das Durchschnittsalter steigt, und bis 2030 scheidet ein großer Teil der Beamt:innen aus.
- Fachkräftemangel in der IT: Qualifiziertes IT-Personal – und ebenso junge Einsteiger:innen – erwartet einen modernen, mobilen Arbeitsplatz.
Genau darin liegt die größte Chance für Behörden.
Chancen: Der mobile digitale Arbeitsplatz
Mobiles Arbeiten hält die Verwaltung jederzeit handlungsfähig und in Kontakt mit Bürger:innen. Behörden mit flexiblen Arbeitsmodellen sind für Nachwuchskräfte und für Beschäftigte mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen deutlich attraktiver. Zugleich vernetzt sich die Verwaltung schneller und effizienter – etwa über Messenger und geteilte Dokumente.
Herausforderungen: Fachkompetenz und Cybersicherheit
Die IT ist heute ausschlaggebend für die Funktionsfähigkeit der Verwaltung – damit wächst auch ihre Angreifbarkeit. Hybride Infrastrukturen aus Papierprozessen, lokalen Systemen und Cloud erhöhen die Komplexität. Wird die Behördenarbeit mobiler, wird sie zudem anfälliger für Datenschutzverstöße und Angriffe.
Das Zukunftspanel »Staat & Verwaltung 2021« zeigt den Handlungsbedarf: 76 Prozent sehen dringenden Bedarf an verbindlichen, behördenübergreifenden Standards für Cybersicherheit. Nur 31 Prozent halten den öffentlichen Sektor für hinreichend geschützt, und nur 23 Prozent haben ihre Mitarbeitenden ausreichend sensibilisiert.
Lösungsansatz: BSI-zugelassene Tools einsetzen. IT-Administrator:innen und Sicherheitsbeauftragte sollten bei der Beschaffung mitentscheiden. Vom BSI zugelassene Lösungen für mobile Endgeräte ersparen Eigenentwicklungen und bieten Datenschutz out of the box – egal ob für BYOD oder COPE.
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BYOD und COPE als Lösungsansatz für die digitale Verwaltung
- Bring Your Own Device (BYOD): Beschäftigte nutzen private Geräte und Software für dienstliche Zwecke.
- Corporate-Owned, Personally-Enabled (COPE): Beschäftigte dürfen Dienstgeräte auch privat nutzen – und brauchen unterwegs kein zweites Gerät.
Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 müssen auch Verwaltungen private und dienstliche Daten strikt trennen, verschlüsseln und technische Standards einhalten. Sicherheitslücken entstehen dabei meist durch Schatten-IT, also ungeprüfte Geräte und Software.
Gute Lösungen basieren auf Container-Technologie. Eine Container-Lösung schottet Behördendaten, E-Mails, Telefonie, Messenger und Dokumente in einem verschlüsselten Bereich ab – unabhängig von der Sicherheit des Betriebssystems. Aus dem Container heraus ist kein Zugriff auf private Apps möglich, und ein Gateway verschlüsselt die Übertragung. Integriertes, verschlüsseltes Messaging ersetzt dabei zunehmend die E-Mail als schnelleres Arbeitsmittel.
SecurePIM Government: Alles sicher in einer App
SecurePIM Government schottet E-Mails, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben, Dokumente, Intranet-Zugänge und Messaging auf iOS- und Android-Geräten in einem verschlüsselten Container ab. Alle sicherheitsrelevanten Bereiche hat Materna Virtual Solution selbst entwickelt – Sicherheit »Made in Germany«.
- Intuitive Nutzung: Die Oberfläche orientiert sich an iOS und Android, damit Mitarbeitende sofort produktiv sind.
- Deployment im Self-Service: Download aus dem App Store oder bei Google Play, kein MDM-Profil nötig.
- Volle Kontrolle für die IT: Sicherheitsregeln und Nutzer:innen zentral im SecurePIM Management Portal verwalten.
- Bis VS-NfD: SecurePIM Government basiert auf derselben Technologie wie SecurePIM Government SDS, die vom BSI für iOS zugelassene und für Android freigegebene Lösung für VS-NfD.
Für iPhone und iPad auf der Behördenplattform indigo bietet Materna Virtual Solution zudem WorkSPACE an.
IT-Beschaffung direkt über das Kaufhaus des Bundes
Materna Virtual Solution verfügt über einen Rahmenvertrag mit dem Beschaffungsamt und ist im Kaufhaus des Bundes (KdB) gelistet. Bund und Länder beschaffen die sicheren mobilen Kommunikationslösungen ausschreibungsfrei unter der Rahmenvertragsnummer 52281. Kreise, Städte und Kommunen beschaffen über Partner und kommunale Beschaffungsverbände.
Häufige Fragen
Wie können Behörden sicher mobil arbeiten?
Mit einer BSI-zugelassenen Container-Lösung, die dienstliche Daten verschlüsselt vom privaten Bereich trennt – auf Dienst- wie Privatgeräten.
Ist BYOD in Behörden erlaubt?
Ja, wenn die Sicherheitsanforderungen erfüllt sind und private und dienstliche Daten technisch getrennt werden.
Wie beschaffen Behörden SecurePIM ohne Ausschreibung?
Bund und Länder über das Kaufhaus des Bundes (Rahmenvertrag 52281), Kommunen über Partner und kommunale Beschaffungsverbände.
Weitere Informationen:
Whitepaper: BYOD-Modelle einfach und sicher umsetzen
Webinar: Sicheres ultramobiles Arbeiten für Kommunen und Landesbehörden
Alle Details im kompletten Whitepaper:
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Gerne beraten wir Sie zu Ihren Möglichkeiten der Umsetzung unserer Lösung.