Bringen Sie Ihr eigenes Gerät zur Arbeit mit! So oder so ähnlich könnte man »Bring Your Own Device« (BYOD) übersetzen. Gemeint ist die Nutzung privater Endgeräte und privater Software für berufliche Zwecke. Seit der Pandemie ist BYOD für viele Organisationen zur »Quick & Dirty«-Lösung geworden – und stellt IT- und Datenschutzabteilungen bis heute vor große Herausforderungen.
Lesen Sie, wie Unternehmen und Behörden ein nachhaltiges und sicheres BYOD-Modell einführen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Der berufliche Einsatz von Privatgeräten ist selten klar geregelt – rechtlich wie organisatorisch.
- Sechs Herausforderungen sind zu lösen: Datensicherheit, Compliance, Kosten, IT-Support, rechtliche Aspekte und Work-Life-Balance.
- Container-Technologie trennt private und dienstliche Daten auf demselben Gerät – so, wie es die DSGVO verlangt.
- BYOD-Teilnahme muss freiwillig bleiben; Betriebs- und Personalrat gehören von Anfang an dazu.
- Fazit: BYOD erlauben statt verbieten – mit der richtigen Lösung.
BYOD: In der Regel ungeregelt
Selten ist der berufliche Einsatz von Privatgeräten klar geregelt. Auch rechtlich ist das Thema bislang eine Grauzone. Die Pandemie hat neue Tatsachen geschaffen: Die IT-Anschaffung wurde zeitweise an die Mitarbeitenden »outgesourct« – und die Datensicherheit blieb auf der Strecke. Eine Studie des TÜV Süd unter 501 Unternehmen (Februar 2021) zeigt:
- 39 Prozent arbeiten im Homeoffice über einen sicheren VPN-Zugang.
- Bei 19 Prozent nutzen Mitarbeitende Privatgeräte oder wählen sich ohne sicheren VPN-Zugang ein.
- 9 Prozent arbeiten komplett mit ungesicherten BYOD-Modellen.
- Die übrigen 33 Prozent verbieten BYOD pauschal.
Wer BYOD verbietet, bremst das Engagement der Mitarbeitenden. Intelligente Organisationen nutzen BYOD als Werkzeug, um jederzeit handlungsfähig zu sein – und lösen die Herausforderungen, die sich daraus ergeben.
Die sechs größten BYOD-Herausforderungen – und ihre Lösungen
1. Datensicherheit: Tools mit »Privacy by Design« einsetzen
Datenlecks und Cyberangriffe belasten Unternehmen, Behörden und besonders Betreiber kritischer Infrastrukturen. Viele sichern ihre Bürogeräte solide ab, lassen es im Homeoffice und Außendienst aber schleifen.
Arbeitgeber:innen sind laut DSGVO zu technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) verpflichtet. Bei Verstößen gegen Art. 32 DSGVO drohen Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes – schon dann, wenn die TOMs nicht nachgewiesen werden können.
Empfehlung: Setzen Sie auf Lösungen mit »Privacy by Design« und »Privacy by Default«, bei denen Datenschutz schon in der Entwicklung berücksichtigt wurde. Das BSI prüft und empfiehlt kontinuierlich Lösungen deutscher Hersteller für sicheres mobiles Arbeiten.
2. Compliance: Daten trennen mit Container-Technologie
BYOD steigert Produktivität und Zufriedenheit – doch es entsteht ein Zielkonflikt zwischen Compliance und Nutzungsbedürfnissen. BYOD-Geräte enthalten private Daten wie Familienfotos, die bei Cyberattacken ebenfalls gefährdet sind. Zudem könnten Administrator:innen über ein Mobile Device Management (MDM) theoretisch auf private Daten zugreifen oder Wege tracken – ein Big-Brother-Szenario, das Betriebsrät:innen zunehmend umtreibt.
Lösung: Die Container-Technologie trennt private und berufliche Daten auf demselben Gerät. E-Mails, Telefonie, Messenger und Dokumente liegen in einem verschlüsselten Bereich. Interne Informationen gelangen nicht per Copy & Paste in soziale Netzwerke, und die IT kann bei Verlust oder Diebstahl nur auf die beruflichen Daten zugreifen. Privates bleibt privat. Die Datenübertragung läuft verschlüsselt über ein Gateway – ganz ohne VPN.
3. Kosten: Bei der Hardware sparen, die Nutzung regeln
BYOD schont das Budget, weil weniger Dienstgeräte angeschafft werden müssen. Gratis ist es aber nicht: Mitarbeitende haben Anspruch auf Kostenübernahmen, etwa beim Mobilfunkvertrag.
Lösung: Legen Sie vor der Einführung einen Finanzplan und schriftliche Vereinbarungen fest. Controlling und Steuerberatung sollten prüfen, ob durch Kostenübernahmen geldwerte Vorteile entstehen, die zu versteuern sind.
4. IT-Support: Geräteunabhängige Lösungen einsetzen
Die Vielzahl privater Geräte widerspricht dem Bedarf der IT nach Standardisierung. Doch wer BYOD verbietet, schafft automatisch Schatten-IT.
Lösung: All-in-one-Lösungen mit Container-Technologie und Self-Service: Mitarbeitende laden die App aus dem App Store oder bei Google Play – ein MDM-Profil ist nicht nötig. Administrator:innen legen über ein Management-Portal Sicherheitsregeln fest. Wichtig: Die Lösung muss für iOS und Android funktionieren.
5. Rechtliche Aspekte: Vertragswerk aufsetzen lassen
Was passiert, wenn das Privatgerät gestohlen wird? Wie wahren Sie Urheberrecht und Aufbewahrungspflichten? Machen Sie den BYOD-Einsatz mit einem Vertragswerk »wasserdicht«. Einzubeziehen sind IT-Abteilung, Personalabteilung, Betriebs- bzw. Personalrat, Rechtsabteilung und Datenschutzbeauftragte. Zum Vertragswerk gehören eine technische Dokumentation mit Freigabeformular, eine Betriebsvereinbarung und eine individuelle Nutzungsvereinbarung mit Einwilligungserklärung.
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6. Work-Life-Balance: Kooperation mit und Schutz von Mitarbeitenden
BYOD bietet Mitarbeitenden viele Vorteile: nur ein Gerät, höhere Produktivität, weniger Schulungsbedarf, mehr Zufriedenheit. Im Zukunftspanel »Staat und Verwaltung« 2021 nannten 55 Prozent die höhere Nutzerfreundlichkeit, 44 Prozent Kosteneinsparungen und 43 Prozent die höhere Zufriedenheit als Vorteil. Gleichzeitig wollen Mitarbeitende und Personalrat wissen, wie der Feierabend trotz Erreichbarkeit geschützt bleibt.
Lösung: Kommunizieren Sie Ihre BYOD-Strategie frühzeitig mit Mitarbeitenden und deren Vertretungen. Technische Lösungen wie SecurePIM helfen, Arbeitszeiten einzuhalten – etwa durch automatisches Ausloggen nach Dienstschluss oder das Abschalten von E-Mail-Benachrichtigungen nach Feierabend.
Fazit: BYOD erlauben statt verbieten
Am einfachsten und sichersten gelingt BYOD mit einer bewährten Kommunikationslösung, die vom BSI zugelassen und empfohlen ist: SecurePIM von Materna Virtual Solution. SecurePIM schottet E-Mails, Intranet-Zugang und mehr auf iOS- und Android-Geräten in einem verschlüsselten Container ab – zugänglich per Passwort, PIN, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
Einmal SecurePIM und gleich vier Sorgen weniger
- Strafzahlungen und Reputationsverlust vermeiden: out-of-the-box DSGVO-konform, auch auf Privatgeräten.
- Hardware-Kosten sparen: SecurePIM ermöglicht BYOD- und COPE-Modelle gleichermaßen.
- Umfassender Geheimnisschutz bis VS-NfD, mit Zertifizierungen z. B. für TISAX® und Geheimnisschutzgesetz.
- Maximaler Anwenderkomfort: schneller Start, wenig Schulungs- und Verwaltungsaufwand.
Wann ist dennoch ein MDM sinnvoll?
Wenn Ihre IT selbstentwickelte Apps verteilen, App-Installationen kontrollieren oder Geräte per GPS orten muss. Ein bestehendes MDM unterstützt SecurePIM ebenfalls.
Häufige Fragen
Was bedeutet BYOD?
Bring Your Own Device bezeichnet die Nutzung privater Smartphones, Tablets und Software für berufliche oder dienstliche Zwecke.
Ist BYOD DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn private und dienstliche Daten technisch getrennt und verschlüsselt sind – etwa mit einer Container-Lösung – und die nötigen Vereinbarungen bestehen.
Wer trägt bei BYOD die Kosten?
Das regeln Arbeitgeber:innen in der Nutzungsvereinbarung. Kostenübernahmen sollten steuerlich auf geldwerte Vorteile geprüft werden.
Dürfen Arbeitgeber:innen BYOD vorschreiben? Nein, die Teilnahme muss freiwillig bleiben. Zwingend erforderliche Arbeitsmittel sind von Arbeitgebenden zu stellen.
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