Trend Mobiles Arbeiten – Voraussetzungen und Datenschutz

Seit der Corona-Krise ist „Home Office“, also das Arbeiten von Zuhause, in aller Munde. Oft wird der Begriff mit dem Konzept des „Mobilen Arbeitens“ vermischt. Anders als Telearbeit, oder Home Office, zeichnet sich mobile Arbeit jedoch durch die freie Auswahl des Ortes und der Zeit aus. Sprich: Mitarbeiter können arbeiten, wann und vor allem wo sie möchten. Einer der vielen Vorteile für Arbeitgeber: mobile Arbeit als Arbeitsplatz-Konzept wird von vielen Arbeitnehmern begrüßt – es müssen nur die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden.

Der Trend: Mobiles Arbeiten ist auf dem Vormarsch

Der Vorläufer des mobilen Arbeitens, der klassische Telearbeitsplatz, mit Ausstattung durch den Arbeitgeber und einer mindestens einmaligen Begehung und Kontrolle durch den Arbeitgeber, ist ein Auslaufmodell. Laut einer Studie von Deloitte von 2019, geben 38 % der Mitarbeiter an, dass ihr Arbeitgeber zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt.

Gleichzeitig herrscht eine Lücke zwischen der Bereitschaft von Arbeitnehmern für mobiles Arbeiten und der Ausstattung durch den Arbeitgeber. Ein Großteil der Befragten sieht die Vorteile und gibt an, dass die Arbeit mit mobilen Technologien die Kommunikation mit Kollegen einfacher macht, sie einfacher und schneller an wichtige Informationen kommen und mobile Arbeit ihnen mehr Flexibilität gibt. Nur 20 % werden aber mit einem Smartphone ausgestattet, bei Mitarbeitern außerhalb der Management-Ebene sinkt diese Zahl sogar auf 15 %.

BYOD (Bring Your Own Device) ist dabei ein Trend, der in eine ähnliche Richtung geht. Der Anteil derjenigen, die ihre privaten Geräte für arbeitsbezogene Aufgaben verwendet liegt laut der Studie bei 41%.

Fast die Hälfte der Befragten gibt an, dass sie die Möglichkeit mobil zu arbeiten gerne mehr nutzen würden. Warum sind Unternehmen dann so zögerlich ihren Mitarbeitern mobiles Arbeiten anzubieten? Fehlende Regulierungen, die mit mangelnder Sicherheit einhergehen, könnten der Grund sein. Deshalb sollten im Rahmen des mobilen Arbeitens einige Notwendigkeiten beachtet werden, die sich teilweise aus der Arbeit, teilweise aus der Wahl des Ortes ergeben.

Voraussetzungen für mobiles Arbeiten

Während es Arbeiten gibt, bei denen Mobilität tätigkeitsimmanent ist, gibt es andere, die dies der Tätigkeit nach ausschließen. Aber nicht nur die Tätigkeit an sich bestimmt die Möglichkeit mobilen Arbeitens, andere Faktoren wie die Größe des Betriebs, die Haltung der Geschäftsführung zum Thema, die soziale Akzeptanz der Begründung sowie die persönliche Eignung und, last but not least, technische Ausstattung sind Faktoren, die bestimmen, ob und wie mobil gearbeitet werden kann oder sollte.

Einbindung in organisatorische Abläufe

Mobile Arbeit muss nicht nur an sich möglich sein, sondern auch organisatorisch in die Abläufe des Unternehmens integrierbar sein. So ist beispielsweise bei manchen Arbeiten der zeitliche Rahmen bedeutend, da ein temporär unmittelbarer Austausch mit Kollegen notwendig ist, bei anderen Unternehmen zählt die räumliche Nähe zum Kunden.

Ist ein mobiler Arbeitsplatz auch ein freier Arbeitsplatz?

Prinzipiell ja. Jedoch gelten auch hier ein paar Voraussetzungen, die je nach Bedarf eingehalten werden sollten.

1. Eine diskrete Umgebung
   Wer viel telefonieren muss, sollte sich einen ruhigen Ort zum Arbeiten suchen. Nicht nur, damit er niemanden stört, sondern auch, damit vertrauliche Gespräche nicht mitgehört werden können.
2. Leistungsfähiges Internet
   Der Internetanschluss (an sich schon eine Selbstverständlichkeit) muss über genügend Bandbreite verfügen, da eine schlechte Verbindung die Arbeit verlangsamen kann. Das ist inzwischen in vielen Cafés und Coworking-Spaces kein Problem mehr, sollte aber getestet werden. Auch an Bahnhöfen oder Flughäfen ist die Infrastruktur generell vorhanden. Sollte sich der Arbeitsplatz abseits solcher Strukturen befinden, ist ein guter Datenplan unerlässlich. Auch hier fallen die Preise seit einiger Zeit. Aber Vorsicht: Öffentliche Netzwerke werden häufig für Attacken genutzt, daher braucht es außerdem:
3. Eine sichere Verbindung
   Aus Gründen des Datenschutzes und als Schutz gegen Hacker-Angriffe muss die Internetverbindung abgesichert werden. Das kann über ein VPN (Virtual Private Network) oder VPN-unabhängig und TLS-basiert erfolgen wie zum Beispiel beim SecurePIM Gateway.

Arbeitsschutz

Klassische Arbeitsschutzmaßnahmen müssen im Rahmen mobilen Arbeitens von Unternehmensseite nicht durchgeführt werden. Trotzdem ist dem mobilen Arbeiter natürlich geraten, sich, soweit es eben geht, an die geltenden Vorschriften zu halten – immerhin dienen sie seinem Schutz.

Gerade da, wo Privatleben und Berufliches naturgemäß eine größere Überschneidung haben, ist es notwendig, klare Trennlinien zu ziehen. Angefangen bei dem Einhalten von Arbeitszeiten zur Vermeidung fortschreitender Entgrenzung bis hin zur Absicherung des mobilen Arbeitsplatzes gegen unbefugte Zugriffe. Dort wo diese Aufgaben nicht durch zentrale Unternehmensinstanzen kontrolliert werden können, obliegt es oft dem Arbeitnehmer, für die Einhaltung von Mindeststandards Sorge zu tragen.

Datenschutz

Der Datenschutz darf natürlich auch durch mobiles Arbeiten nicht gefährdet werden. Hier gelten dieselben Sorgfaltspflichten wie an jedem anderen Arbeitsplatz auch. Insbesondere die DSGVO hat hier die Standards erhöht. Denn: wer seine mobilen Endgeräte für private und geschäftliche Zwecke nutzt, muss sicherstellen, dass die Daten darauf getrennt verarbeitet werden. Ein privater Zugriff auf personenbezogene Daten aus dem beruflichen Kontext ist ebenso unzulässig, wie im umgekehrten Fall.

Und hier wird es dann anspruchsvoll, da häufig nicht die gleichen technischen Voraussetzungen wie am Büro-Arbeitsplatz gegeben sind. Es ist daher wichtig, dass die im Rahmen der mobilen Arbeit eingesetzten Geräte entsprechend angepasste Sicherheitsvorkehrungen haben. Ein großes Problem bei mobilen Endgeräten: Über die Installation von Apps kommt es regelmäßig zum umfänglichen Auslesen von Daten: Wer liest schon so genau nach, welche Berechtigungen welche App erhält? Und geht mit diesem Wissen auch das Wissen einher, welche Daten genau gesammelt und an wen sie zu welchem Zweck übermittelt werden? Gerade wenn auf dem Smartphone oder auf dem Tablet geschäftliche Daten bearbeitet oder abgelegt werden sollen, ist äußerste Vorsicht bei der Installation und Nutzung von Apps geboten. Grundsätzliche Tipps zum Umgang mit Apps auf mobilen Geräten gibt es übrigens auf den Seiten des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). Eine Empfehlung, die sich dort findet, ist die Verschlüsselung der Daten, was ohnehin in manchen geschäftlichen Kontexten, die von der DSGVO betroffen sind, eine „geeignete technische und organisatorische Maßnahme“ zur Datensicherung ist.

Datensicherheit

Eine der größten Herausforderungen der mobilen Arbeit ist die Gewährleistung der Datensicherheit. Zu verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf sensible Daten bekommen, ist naturgemäß im Büro und geschützt von einer umfangreichen IT-Infrastruktur etwas einfacher. Gerade bei der mobilen Arbeit kann hier schnell etwas passieren, da nicht nur die technischen Voraussetzungen andere sind, sondern schlichtweg häufiger Kontaktfläche und Nähe zu unternehmensfremden Menschen besteht. Das macht mobile Endgeräte zu leichteren Zielen und bietet eine verhältnismäßig größere Angriffsfläche als stationäre Arbeitsumgebungen in gesicherten Bürogebäuden.

SecurePIM: Container-App als smarter Lösungsweg für mobiles Arbeiten

Was also tun? Der Lösungsansatz von Materna Virtual Solution lautet SecurePIM und besteht aus einer Container-App, mithilfe derer auf dem jeweiligen mobilen Endgerät eine virtuelle Umgebung erzeugt wird, die geschäftliche Anwendungen und Daten sauber und nachhaltig von der unsicheren Standardumgebung trennt. Sollte jemand von außen Zugriff auf das Endgerät bekommen, nützt ihm das wenig, da er ohne Zugangsrechte für SecurePIM keinen Zugriff auf die dienstlichen Inhalte erhält. Und da die SecurePIM App zentral im Unternehmen selbst verwaltet wird, ist es zusätzlich möglich, bei einem Verdacht auf unbefugten Zugriff die Daten per Remote-Verbindung vollständig zu löschen – ohne dabei das Gerät an sich unbrauchbar zu machen.

Doch nicht nur der äußerste Notfall ist mit SecurePIM abgesichert: Auch solche Attacken, die versuchen Daten während der Übermittlung abzugreifen, werden zuverlässig durch hohe Sicherheitsstandards und die Verschlüsselung von sowohl Dateien als auch Kommunikationswegen verhindert. Hierfür nutzt SecurePIM den TLS-basierten SecurePIM Gateway, Verschlüsselung aller Kommunikationswege, E-Mail-Verschlüsselung mit S/MIME und bietet sogar die Nutzung von Smartcards für besonders hohe Anforderungsprofile an.

Fazit

SecurePIM ist eine sichere Container-App, die es ermöglicht, auch im Rahmen mobiler Arbeit höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards einzuhalten. Dies ist umso wichtiger, als mit der steigenden Popularität dieser Arbeitsform auch neue Bedrohungen auftauchen. Erfahren Sie im Whitepaper mehr darüber, auf welche Sicherheitsherausforderungen Sie sich 2019 einstellen müssen und warum das Smartphone einer der Hauptangriffspunkte ist.

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