Unternehmen, die auf der Suche nach einem sicheren Instant-Messenger für ihre interne Kommunikation sind, haben die Qual der Wahl zwischen einer Vielzahl von Anbietern. In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei der Wahl einer passenden Kommunikations- und Kollaborations-Lösung für sicheres Instant-Messaging unbedingt achten sollten.
Die Wahl der richtigen Kommunikations-Lösung kostet Zeit und Geld. Die Entscheidung für den falschen Anbieter und die daraus resultierenden DSGVO-Verstöße im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten oder Metadaten kommen Unternehmen allerdings deutlich teurer zu stehen. In den folgenden Absätzen erfahren Sie, worauf es bei einer ultramobilen Kommunikations- und Kollaborations-Lösung für berufliches Instant-Messaging ankommt:
1. Datenschutzvorgaben beachten. Für die berufliche Verwendung kommen nur Kommunikations- und Kollaborations-Lösungen in Frage, die alle in der DSGVO enthaltenen Datenschutzvorgaben erfüllen. Containerbasierte Lösungen eignen sich hier besonders gut. Sie ermöglichen u.a. die Bearbeitung von Dokumenten, Bildern, E-Mails und Standortdaten innerhalb des Containers und das DSGVO-konform ohne die Anwendung dabei verlassen zu müssen. Innerhalb des Containers sind die Daten vor dem Zugriff durch Drittanbieter-Apps geschützt. Somit können Nutzer:innen komfortabel und vor allem sicher miteinander kommunizieren.
2. Berufliche und private Daten strikt voneinander trennen. Wenn private Smartphones für berufliche Zwecke genutzt werden (BYOD), oder Diensthandys auch privat genutzt werden (COPE), dann sollten Unternehmen dringend darauf achten, dass private und berufliche Daten sowie Anwendungen strikt voneinander getrennt werden. Viele Business-Messenger können diese Trennung aufgrund offener Adressbücher oder Backup-Systemen gar nicht oder nur teilweise garantieren. Für Unternehmen kommt erschwerend hinzu, dass die firmeneigene IT-Abteilung keinerlei Kontrolle über die von diesen Systemen verarbeiteten Daten hat. Mit Hilfe einer Container-Lösung können Unternehmen sicherstellen, dass alle beruflichen und personenbezogenen Daten gemäß den DSGVO-Richtlinien innerhalb eines verschlüsselten Bereichs auf dem mobilen Endgerät verarbeitet werden und vor Fremdzugriffen geschützt sind.
3. Vollumfängliche Verschlüsselung der Kommunikation sicherstellen. Selbst Messenger-Anbieter wie WhatsApp und Co. setzen auf die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ihrer Kommunikation. Damit sind in der Regel allerdings nur „Data in Transit“, also der Kommunikationsvorgang selber geschützt, nicht jedoch „Data at Rest“, also die lokale Datenverwaltung und -speicherung sowie Gruppenchats oder Cloud-gestützte Backup-Systeme. Eine wirklich sichere Kommunikations-Lösung für die berufliche Nutzung garantiert sowohl die Verschlüsselung von „Data in Transit“, als auch von „Data at Rest“ und stellt so sicher, dass sensible Daten nicht durch Trojaner abgegriffen oder mitgelesen werden können.
4. Identität prüfen. Viele Messenger bieten ihren Nutzer:innen keine Möglichkeit, eine Identitätsprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die andere Person auch wirklich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Ohne Überprüfung durch die unternehmensinterne IT kann jede Person seine Identität selbst festlegen. So kann es passieren, dass unternehmensinterne Daten in falsche Hände geraten, wenn Mitarbeitende auf ein Fake-Profil hereinfallen. Um das zu verhindern, setzen sichere Business-Messenger auf On-Premise oder Cloud-Installationen, die durch die interne IT oder geprüfte IT-Dienstleister vorgenommen werden. Auf diese Weise behält die unternehmenseigene IT die Kontrolle über die Account-Verwaltung und kann für die Anwender:innen ein mehrstufiges Authentifizierungs-Modell implementieren.
Bei der Wahl einer passenden Kommunikations- und Kollaborations-Lösung, sollten Datenschutz und Datensicherheit oberste Priorität haben. Der Einsatz von vermeintlich sicheren Business-Messengern ohne vorherige eingehende Prüfung kann Unternehmen teuer zu stehen kommen und schwerwiegende Folgen für die Sicherheit der vertraulichen Unternehmensdaten haben. Um die DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten auch in der mobilen Messenger-Kommunikation sicherzustellen, sollten Unternehmen auf containerbasierte Kommunikations- und Kollaborations-Lösungen setzen, die ihren Mitarbeitenden nicht nur sicheres, sondern auch komfortables Instant-Messaging ermöglichen.
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