BYOD im öffentlichen Dienst: Endlich das eigene Smartphone dienstlich nutzen

Bring your own device bringt im Arbeitsalltag vieler Beschäftigter einige Vorteile. Das gilt für Unternehmen genauso wie für den öffentlichen Dienst. BYOD bedeutet, dass Mitarbeiter ihre privaten Geräte auch für dienstliche Zwecke nutzen. Bei Smartphones und Tablets heißt dies konkret, dass auf einer vertrauten Oberfläche, mit einem vertrauten Gerät gearbeitet wird.

Vorteile von BYOD im öffentlichen Dienst:

In vielen Verwaltungen werden diese Vorteile schon realisiert, allerdings ohne, dass es offizielle Regelungen zum Umgang mit dienstlichen Daten auf privaten Geräten gäbe.

Quelle: Gefährliche Ignoranz? – Bring-Your-Own-Device, IT Consumerization und Co in der öffentlichen Verwaltung; Björn Niehaves, Sebastian Köffer, Kevin Ortbach 

Fakt ist also, dass Mitarbeiter private Geräte nutzen, auch wenn dies nicht offiziell erlaubt ist. Gründe dafür sind, dass es für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst oft einfacher ist, wenn sie mit dem eigenen Smartphone arbeiten können und auch nicht alle Angestellten ein dienstliches Gerät gestellt bekommen. Aufgaben gehen leichter von der Hand, wenn die Bedienung bekannt ist. Die Flexibilität und Unabhängigkeit, die ein Smartphone bietet, zum Beispiel um auch außerhalb des stationären Arbeitsplatzes E-Mails beantworten zu können, macht den Arbeitsalltag leichter und angenehmer. 

Risiko im öffentlichen Dienst besonders hoch

Fehlende Regelungen stellen allerdings ein großes Risiko dar. Meldungen wie die im Januar 2019 über geleakte sensible Daten von Politikern, häufen sich. Auch wenn der Vorfall nicht konkret auf mobile Geräte zurückzuführen ist, sind es bei Sicherheitsvorfällen oft die ungesicherten privaten Geräte und Anwendungen von Mitarbeitern, die als Einfallstor dienen und leichte Ziele für Angreifer sind. Ganz zu schweigen von den rechtlichen Konsequenzen, die seit der DSGVO auch für Verwaltungen schwerwiegend sein können. Allein der Reputationsverlust wäre verheerend. Hinzu kommt, dass durch die Abwesenheit von Regulierungen, die Mitarbeiter einen Teil dieser Risiken selbst schultern müssen, ob sie es nun wissen oder nicht.

BYOD umsetzen – geregelt und mit der richtigen Technologie

Bei der Einführung eines BYOD-Modells besteht also Handlungsbedarf im öffentlichen Dienst. Regelungen müssen eingeführt werden, Mitarbeiter müssen geschult und sensibilisiert werden und technische Lösungen angeboten werden. Jede Sicherheitsregel ist nur so viel wert, wie ihre Anwendbarkeit. Wenn Regeln Mitarbeiter zu sehr einschränken, umgehen sie sie. Mit der richtigen Technologie können Sicherheitsmaßnahmen so umgesetzt werden, dass der Mitarbeiter gar nicht anders kann, als sie einzuhalten.

Ein Ansatz hierfür ist die Container-Technologie. Als Container-App auf dem Smartphone oder Tablet bietet die Technologie einen abgeschotteten Bereich auf privaten Geräten, in dem sich alle wichtigen Arbeitsfunktionen befinden. Der private Teil des Gerätes bleibt außerhalb des Containers komplett unberührt und kann uneingeschränkt vom Mitarbeiter genutzt werden. Damit lassen sich nicht nur Sicherheitsrichtlinien umsetzen, sondern auch dienstliche Daten und die Privatsphäre der Mitarbeiter schützen.

SecurePIM ist eine solche Container-App und stellt E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen, Dokumente, Browser und Kamera in einem gewohnten Design zur Verfügung. Mitarbeiter brauchen so kein Training und können sofort mit der App produktiv und sicher arbeiten – und das auch auf dem eigenen Gerät.

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