Beim Rollout von Kommunikations-Lösungen können viele Fehler passieren. Wir erklären Ihnen in diesem Blog-Artikel, worauf Sie achten müssen und was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten.
Mobile Arbeitsplätze stehen nicht mehr nur in Unternehmen, sondern auch im behördlichen Umfeld und bei Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) an der Tagesordnung. Damit die Mitarbeiter:innen auch mobil arbeiten können, brauchen sie moderne Android- oder iOS-Geräte sowie die entsprechenden Kommunikations- und Kollaborations-Tools mit Funktionen wie E-Mail, Kalender, Messenger, Kontakte und Dokumentenbearbeitung. Diese Anwendungen müssen sicher sein und im behördlichen Umfeld auch alle Sicherheitsstandards wie VS-NfD (Verschlusssachen – Nur für den Dienstgebrauch) und NATO RESTRICTED erfüllen.
Nicht selten sorgen Unternehmen und Behörden mit einem MDM-System (Mobile Device Management) dafür, dass die Kommunikations-Lösung auf den mobilen Endgeräten immer einwandfrei funktioniert und die Software auf dem aktuellsten Stand ist. Soweit zumindest die Theorie. In der Praxis sieht es leider so aus, dass es immer wieder zu Problemen beim flächendeckenden, plattformübergreifenden und nutzerfreundlichen Rollout kommt. Wir haben für Sie die vier Bereiche mit dem größten Fehlerpotential identifiziert, damit Sie diese Probleme von vornherein vermeiden können.
- Timing: Langwierige Rollouts und zeitversetzte Updates bringen die Zusammenarbeit ins Stocken, weil nicht alle Mitarbeiter:innen auf dem gleichen technischen Stand sind und beispielsweise keinen Zugriff auf die aktuellste Version des Messengers haben. Wenn sie dann gezwungenermaßen auf unsichere Alternativen ausweichen, entstehen signifikante Sicherheitsrisiken.
- Logistik: In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten ist es äußerst problematisch, wenn der Rollout nur vor Ort stattfinden kann und der IT-Administrator jedes mobile Endgeräte einzeln updaten muss. Es braucht also eine Kommunikations-Lösung, die einen ortsunabhängigen Rollout in Echtzeit auf allen mobilen Endgeräten ermöglicht.
- Policy: Die IT-Nutzung unterliegt sowohl in Unternehmen, als auch in Bundesbehörden, BOS und KRITIS-Unternehmen strengen Auflagen. Unternehmen haben zusätzlich zur DSGVO oft eigene Richtlinien, die sie adressieren müssen und Behörden müssen Auflagen wie Multi-Mandantenfähigkeit, oder eine schnelle Skalierbarkeit erfüllen. Bei einem Rollout müssen all diese Richtlinien und Auflagen berücksichtigt werden.
- Sicherheit: Für viele Behörden und BOS gelten besondere Sicherheitsanforderungen, bis hin zur Geheimhaltungsstufe VS-NfD. So müssen beispielsweise Daten sowohl auf dem Gerät, als auch auf dem Transportweg Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden. Des Weiteren müssen private und dienstliche Daten sowie Anwendungen strikt voneinander getrennt werden und es muss geregelt sein, welche Mitarbeiter-Informationen die IT-Abteilung einsehen kann.
Eine Lösung, die all diese Sicherheitsaspekte abdeckt und gleichzeitig zahlreiche Funktionen für das ultramobile Arbeiten mit sich bringt, nützt trotzdem nichts, wenn der Rollout langwierig und kompliziert ist. Insbesondere für KRITIS-Unternehmen und Unternehmensbereiche mit besonderen Sicherheitsstandards ist ein gut durchdachtes Rollout-Management Pflicht. Für die Umsetzung haben sich kosteneffiziente und schnell einsetzbare Container-Lösungen bewährt, die sicherstellen, dass private und dienstliche Daten auf dem mobilen Endgerät strikt voneinander getrennt werden.
Wenn Behörden, BOS und KRITIS-Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen in Zukunft sicheres und ultramobiles Arbeiten ermöglichen wollen, führt kein Weg an einer modernen Kommunikations-Lösung vorbei, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, eine VS-NfD-Zulassung sowie einen hochautomatisierten, flächendeckenden Rollout in sich vereint. Dieser Rollout sollte idealerweise so ablaufen: Die IT-Abteilung hinterlegt die Sicherheitsregeln zur Nutzung der Kommunikations-Lösung bereits vorab im Management-Portal, der Mitarbeiter lädt die App von zuhause aus dem AppStore auf das jeweilige mobile Endgerät und kann nach der Anmeldung sofort produktiv mit der Lösung arbeiten.
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